26. April 2023

Beihilfe - ein Dauerthema

Tipps für einen besseren Ablauf

Wiesbaden.

Als hessische GdP sind wir mit der Beihilfestelle im Gespräch. Ziel ist es dabei Probleme zu benennen und Abläufe optimieren zu können. Zur Ablaufoptimierung gehört es dabei auch, dass die Antragsstellung richtig erfolgt. Wenn dies beachtet wird, können die Vorgänge besser und schneller bearbeitet werden als bisher. Parallel dazu ist die Beihilfestelle bemüht - wie schon im Beitrag vom März beschrieben – als Servicedienststelle alle Anträge und Anfragen möglichst zeitnah zu bearbeiten.

Elektronische Beantragung

1.
Anträge elektronisch einreichen über die eBeihilfe-App oder das eBeihilfe-Portal. Der Vorteil liegt nicht nur in der Ersparnis von Papier und Porto. Der Antrag ist auch innerhalb von Sekunden bei der Beihilfestelle. Die Anträge werden nach Eingangsdatum bearbeitet, per Post gestellte Anträge gehen meistens erst 1-3 Werktage nach der Absendung ein.

2.
Bei der elektronischen Antragstellung per App möglichst die darin angebotene Funktion zur Erstellung von Fotos nutzen. Ist die Qualität ausreichend, betätigt die App selbstständig den Auslöser. Die Bildqualität anschließend in der Vorschau kontrollieren. Entscheidend sind insbesondere eine ausreichende Beleuchtung und eine frontale Positionierung der Kamera mittig auf das Dokument.

3.
Bei der elektronischen Antragstellung per eBeihilfe-Portal möglichst die Belege per Scanner erfassen. Die Verwendung von Handy-Fotos führt hier bei der anschließenden sog. Binarisierung (Schwarz-weiß-Verarbeitung) öfters zu einer Unleserlichkeit in der elektronischen Aktenanzeige.

4.
Bei Verwendung eines Scanners: Die Scan-Einstellung „schwarz-weiß“ wählen.

Elektronische und postalische Anträge:

1.
Die Betragsgrenze von 250 Euro beachten, kleinere Rechnungen zunächst sammeln und gebündelt einreichen. Kommen innerhalb von 10 Monaten keine Aufwendungen in dieser Höhe zusammen, können Aufwendungen ab einer Summe von 25 Euro vorgelegt werden.

2.
Die erneute Einreichung von bereits erstatteten Rechnungen vermeiden., z.B. indem man selbst eine Übersichtsliste oder einen Ordner mit eingereichten Rechnungen führt.

3.
Farbige Markierungen, Unterstreichungen und sonstige händische Eintragungen auf den Belegen vermeiden.

4.
Bitte keinesfalls mehrere Belege oder Seiten zusammen auf einer Kopie oder einem Foto erfassen

5.
Das Feld „Gesamtbetrag der Aufwendungen ca.“ ausfüllen. Das Feld ist in den schriftlichen Antragsvordrucken und bei elektronischer Antragstellung vorhanden. Bei Aufwendungen mit einer Summe ab 5.000 Euro erfolgt eine beschleunigte Bearbeitung.

6.
Sofern Angehörige berücksichtigt werden, sind regelmäßig aktuelle Nachweise erforderlich: Bei der Berücksichtigung von Ehegatten die jährliche Mitteilung des Ehegatteneinkommens durch Langantrag oder Kopie des Steuerbescheides; bei Kindern ab 16 Jahren die Vorlage eines Schul-/Studien-/Tätigkeitsnachweises, sobald der Zeitraum des letzten Nachweises abgelaufen ist.