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PC-Anwenderservice

6. PC-Anwenderservice
In der heutigen Zeit ist ein Büroarbeitsplatz ohne PC kaum mehr vorstellbar, erleichtert und beschleunigt er doch spürbar viele Arbeitsabläufe und sorgt für schnelle Kommunikation. Doch kein Programm läuft dauerhaft fehlerfrei, kein Gerät ist störunanfällig, und keine Software ist so schlau, dass sie alle Bedienungsfehler abfängt. Regelmäßig ändern sich die Anforderungen, welche Daten wie erfasst, verarbeitet und vor allem archiviert werden. Die Situation der Anwender und ihre Beratung ist kritisches Potenzial für Erfolg und Misserfolg des Einsatzes neuer Hard- und Software.

Der hohe Ausstattungsgrad der GdP-Bundesgeschäftsstelle mit vernetzten IT-Systemen sowie die wachsende Komplexität der eingesetzten Anwendungsprogramme erfordern eine umfassende fach- und sachkundige Betreuung der Anwendungen und der Anwender, um das Funktionieren der Hard- und Software zu gewährleisten und den größtmöglichen Nutzen aus den vorhandenen Anwendungen zu erzielen. Eine solch umfassende und sorgfältige Betreuung stellt nicht nur die Voraussetzung für die Akzeptanz technischer Innovationen durch die Anwender dar, sondern ermöglicht auch ein weitestgehend störungsfreies, effektives Arbeiten.

Der PC-Anwenderservice ist Ansprechpartner für alle Anwenderinnen und Anwender der GdP-Bundesgeschäftsstelle sowie die Mitglieder des GBV und auf Anfrage teilweise auch der Landesbezirke für sämtliche Fragen und Probleme rund um die Hard- und Software. Er ist zudem ein Bindeglied zwischen den Anwendern der GdP-Bundesgeschäftsstelle und der EDV-Abteilung der Organisations- und Service-Gesellschaft der Gewerkschaft der Polizei mbH (OSG). Anfragen und Probleme der Anwender werden vom PC-Anwenderservice entgegengenommen und persönlich vor Ort oder via Fernwartung gelöst oder entsprechend den Zuständigkeiten an die OSG oder Externe weitergeleitet.

Zum Aufgabengebiet des PC-Anwenderservice gehören:
  • Administration und Pflege des elektronischen Archivs ELO
  • Einzelfallbezogene Unterstützung der Anwender bei der Bedienung der Anwendungsprogramme und der eingesetzten Geräte
  • Umgehende bzw. zeitnahe Fehlerdiagnose und -behebung von Anwender- und Anwendungsfehlern sowie Hardwareausfällen
  • Unterweisung von Anwendern und Einweisung neuer Mitarbeiter in die Programmbedienung
  • Beratung der Anwender bei der DV-technischen Unterstützung der Arbeitsabläufe sowie in Ausstattungs- und Ergonomiefragen
  • Eigene Umsetzung bzw. Formulierung und Weiterleitung von Programmanforderungen an die Entwickler (z. B. GdP-spezifische Anpassungen in ELO)
  • Installation von Hard- und Software und deren Anpassung an die individuellen Bedarfe
  • Erstellung von Step-by-Step-Anleitungen für die Anwender intern sowie bei Bedarf auch für externe Kolleginnen und Kollegen
  • Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung externer Schulungen, beratende und vermittelnde Teilnahme daran (ergänzend zur Herstellerfirma bezüglich des GdP-spezifischen Einsatzes an den Arbeitsplätzen)
  • Vorbereitung und Durchführung von eigenen Schulungen und Workshops und deren Nachbereitung
  • Erstellung von Präsentationen, komplexeren Layouts (z. B. erste Ausgaben des Newsletters der Frauengruppe Bund) und kleineren Access-Datenbanken entsprechend den Wünschen der einzelnen Abteilungen bzw. GBV-Mitgliedern
  • Erstellung von Formularen, Dokumentvorlagen etc.
  • Teilnahme an den Sitzungen der ELO-Arbeitsgruppe (Abt. I) und der Kommission Systemsicherheit
Das Aufgabengebiet des PC-Anwenderservice GdP ist vielfältig, der alltägliche Umgang mit der EDV wirft häufig zeitlich unplanbare Fragen und Problemstellungen unterschiedlicher Art auf. Im Folgenden daher nur ein Überblick über die größeren Projekte im Berichtszeitraum.

Dokumentenmanagement-System der GdP-Bundesgeschäftsstelle ELO
Ende 2005 wurden in der Bundesgeschäftsstelle Berlin und Hilden das Dokumentenmanagement-System (DMS) ELO sowie die dafür erforderliche Hardware (leistungsfähige Rechner, schnelle Scanner usw.) eingeführt. Die Leitung für das Projekt ELO liegt bei der Geschäftsführung. Das gesamte Projekt wurde inhaltlich und organisatorisch aktiv vom PC-Anwenderservice begleitet.

Bis zur Einführung des elektronischen Archivs ELO wurde in der GdP-Bundesgeschäftsstelle an vielen unterschiedlichen Orten abgelegt. Es gab zum einen die unzähligen Aktenordner in Schränken und im Archivkeller, die digitale Ablage im Netzwerk oder auf der Festplatte der im PC erstellten Dokumente, die Ablage der E-Mails im Mailprogramm usw. Jede Abteilung legte nach eigenem System ab. Hinzu kam, dass Vorgänge aufgrund unterschiedlicher Zuständigkeiten jeweils in mehreren Abteilungen gesammelt wurden. War somit die Ablage schon mühsam, so gestaltete sich die Suche nach bestimmten Vorgängen zeitaufwändig und manches Mal auch erfolglos.

Nach intensiver Vorbereitung durch die Arbeitsgruppe ELO sowie in Zusammenarbeit mit der Augsburger Firma Holme & Co, Spezialist für Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösungen, beschloss der GBV in seiner Sitzung im Juni 2005 die Anschaffung von ELO für die GdP-Bundesgeschäftsstelle.

Zielsetzungen bei der Einführung von ELO waren u. a. die weitestgehend papierlose Ablage, Vermeidung von Mehrfachablagen sowie die schnelle und abteilungsübergreifende Verfügbarkeit von Informationen jeglicher Art und Herkunft. Dokumente, E-Mails, Mediendateien, Internetlinks u. v. m., sowohl in Papierform als auch digital vorliegend, werden in ELO erfasst, verwaltet und bereitgestellt und sind durch die integrierten Suchmechanismen des Programms schnell auffindbar. Dateien und Dokumente können in anzeigefähigen Langzeitformaten umgewandelt und archiviert werden. Damit ist sichergestellt, dass die Dokumente auch nach vielen Jahren noch lesbar sind. Um einen Informationsgleichstand zwischen den Bundesgeschäftsstellen Hilden und Berlin zu gewährleisten, werden die Daten in kurzen Zeitabständen repliziert.

Gleichzeitig mit der Einführung von ELO wurden die in der GdP-Bundesgeschäftsstelle eingesetzten Notebooks mit ELO Mobil ausgestattet. Mit dieser Funktionalität stehen den Kolleginnen und Kollegen auch unterwegs alle für sie relevanten Dokumente und Informationen zur Verfügung. Zurück im Büro werden die Daten von Hauptarchiv und Mobil abgeglichen und auf beiden Seiten aktualisiert.

Um auch den Mitgliedern des Geschäftsführenden Bundesvorstandes der GdP einen schnellen und plattformunabhängigen Zugriff auf die Dokumente der GdP-Bundesgeschäftsstelle zu ermöglichen, wurden im Oktober 2006 Lizenzen für das ELO Internet Gateway erworben. Damit können die Mitglieder des GBV über einen Internetbrowser auf den aktuellen Datenbestand des ELO-Archivs der GdP-Bundesgeschäftsstelle zugreifen. Damit das Programm effektiv genutzt werden kann, wurde vom PC-Anwenderservice eine Schulung durch die Firma Holme für die Mitglieder des GBV organisiert. Spätere Einzel- bzw. Nachschulungen wurden und werden vom PC-Anwenderservice durchgeführt.

Mit der Einführung von ELO wurde der PC-Anwenderservice mit der Administration und Pflege dieses Systems beauftragt. Dies stellt daher seit Ende 2005 einen weiteren Aufgabenschwerpunkt des PC-Anwenderservice dar. Zu diesen Aufgaben gehören u. a.:
  • Benutzerverwaltung (Neueinrichtung, Rechtevergabe, Replikationszuordnungen, Gruppenzuordnungen etc.)
  • Erstellung GdP-spezifischer Ablagemasken, Stichwortlisten etc. und deren Verwaltung und Pflege
  • Festlegung von ELO-Optionen für alle Anwender und einzelplatzbezogen
  • Teilnahme an Arbeitsgruppen sowie Vorbereitung und Durchführung von Workshops zur Weiterentwicklung des Systems
  • Fertigen von Fehlerbeschreibungen und Verbesserungsvorschlägen und Weiterleitung an Firma Holme
  • Erstellung von Kurzanleitungen für die Anwender bezüglich GdP-spezifischer Besonderheiten bzw. Veränderungen des Programms
  • Kontrolle der ELO-Dienste
  • Überwachung der Replikation Broker/Branch zwischen Hilden und Berlin
  • Administration und Pflege der ELO-Profil-Datenbank in Lotus Notes
Obwohl ELO bereits seit fünf Jahren im Echtbetrieb ist, zeigt sich, dass aufgrund der Komplexität der Software immer wieder kleinere oder auch größere Probleme im Alltag auftreten, die eine schnelle Hilfestellung erforderlich machen, um einen ungestörten weiteren Bearbeitungsfluss zu ermöglichen und bestehende Unsicherheiten im Umgang mit der Software zeitnah zu beheben. Zudem müssen – da es sich bei keiner Software um ein „fertiges“ Produkt handelt oder auch Aufgabenstellungen sich ändern – immer wieder aktuelle Anpassungen auf Administratorebene vorgenommen werden. Die Erfüllung dieses Aufgabenbereiches erfordert vom PC-Anwenderservice nach wie vor große zeitliche Ressourcen.

Seit der Einführung von ELO bis Ende April 2010 wurden von allen Abteilungen der Bundesgeschäftsstelle Hilden und Berlin insgesamt ca. 122.000 Dokumente in diesem elektronischen Archiv abgelegt.


Anschaffung und Installation neuer Monitore
Nach der Einführung von ELO nahmen die Arbeiten sowie das Lesen auch sehr langer Texte am Bildschirm um ein Vielfaches zu. Zum damaligen Zeitpunkt standen sowohl an den Arbeitsplätzen in Hilden als auch in Berlin unterschiedliche Monitormodelle, überwiegend in der Größe 17 Zoll. Aus arbeitsergonomischer Sicht war besonders negativ zu bewerten, dass die meisten dieser Monitore weder höhen- noch neigungsverstellbar waren.

Um auch aus ergonomischer Sicht den mit der Einführung von ELO verbundenen veränderten Arbeitsabläufen gerecht zu werden, regte der PC-Anwenderservice Anfang 2007 eine Neuanschaffung größerer und vor allem durchgängig höhen- und neigungsverstellbarer Monitore an den Arbeitsplätzen der Bundesgeschäftsstelle an. Mitte 2007 wurde die Entscheidung über die Neuanschaffung entsprechender Monitore getroffen. Nach ausführlicher Recherche und intensiven Tests mit unterschiedlichen Monitormodellen verschiedener Hersteller fiel Ende 2007 die Wahl auf ein21-Zoll-Modell, das alle geforderten Kriterien erfüllte. Dieses wurde nach Rücksprache mit dem zuständigen GBV-Mitglied durch den PC-Anwenderservice für alle Arbeitsplätze der Bundesgeschäftsstelle beschafft.

Ausstattung der GdP-Bundesgeschäftsstelle mit neuer Hard- und Software
Im März 2010 wurde die GdP-Bundesgeschäftsstelle mit neuen Desktop-PCs und Notebooks sowie aktueller Software (Betriebssystem Windows 7, Office 2007, Lotus Notes 8.5, ELO Professional 7.0) ausgestattet. Die vorbereitenden Arbeiten an den Arbeitsplätzen (Sicherung von Anwenderdaten und benutzerspezifischer Einstellungen), Terminkoordinierung für das Gesamtprojekt, die Organisation, inhaltliche Vorbereitung und Begleitung der externen Schulungen in den oben genannten Programmen (außer Lotus Notes) wurden vom PC-Anwenderservice durchgeführt.

Des Weiteren wurden in enger Zusammenarbeit mit der Augsburger Firma Holme & Co, Spezialist für Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösungen, die Vorbereitungen für die Umstellung auf die neue ELO Professional Version 7.0 getroffen. Ein ausführliches Gespräch zu Planung, Umfang und Abwicklung der ELO-Umstellung fand Anfang Februar 2010 zwischen der GdP-Geschäftsführung, dem PC-Anwenderservice und der Firma Holme & Co in Augsburg statt.

Die Installation der Hard- sowie der Standardsoftware erfolgte durch die EDV-Abteilung der OSG.

Die Rücksicherung der Anwenderdaten, die Anpassung der einzelnen Arbeitsplätze auf die individuellen Bedarfe der Anwender, die Installation von Peripheriegeräten und benutzerspezifischer Software sowie die Installation von ELO sowohl auf den Arbeitsplatz-PCs als auch auf der Vielzahl der Notebooks erfolgten durch den PC-Anwenderservice; alle serverseitigen Arbeiten betreffend ELO wurden von der Firma Holme & Co abgewickelt.